Kanban Use Case - právne oddelenie
Netypické miesto, kde sa môže Kanban využívať. Interné právne oddelenie. Príklad z reálneho života.
Ste medzinárodná softvérová spoločnosť, ktorá expanduje do rôznych krajín so svojimi produktami a službami. Služby a vstupy od právneho oddelenia potrebujú rôzni zamestnanci a tímy pri svojej práci.
Potrebujete napríklad:
- správne nastaviť obchodné podmienky,
- vypracovať zmluvy,
- metodicky usmerniť zákaznícku podporu kvôli GDPR,
- nastaviť správne proces vymáhania pohľadávok,
- byť v súlade s legislatívou jednotlivých krajín,
- riešiť zamestnanecké zmluvy a vzťahy,
- založiť podnikateľský subjekt v krajinách,
- riešiť dodávateľské zmluvy,
- získať licenciu na prevádzku
- schváliť ceny a pod.
To sú len niektoré prípady, kde musí byť zapojené vaše právne oddelenie v menšej či vo väčšej miere. Požiadavky na celý právny tím chodia do oddelených mail boxov, od projektových manažérov, vedúcich zamestnancov, HR partnerov, produktových manažérov, pobočkových pracovníkov a pod.
Problémy a sťažnosti
Stav a priorita jednotlivých požiadaviek sú nejasné.
- Email je zahltený.
- Právnici bojujú s nadčasmi.
- Zamestnanci sú nespokojní, že dlho čakajú na výstup za právne oddelenie a ich to blokuje.
- Vzniká tzv. úzke hrdlo.
Čo môže pomôcť:
- Zviditeľniť všetky požiadavky na právne oddelenie na Kanban boarde – pre VŠETKÝCH.
- Pravidelne (každý deň) priorizovať požiadavky a pochopiť ich biznis význam.
- Pravidelne monitorovať stav, čo sa spravilo, kde sú prekážky – napr. denný stand-up.
- Sledovať rozpracovanosť tzv. WIP – work in progress a vek požiadaviek a na základe toho neustále zlepšovať.
- Komunikovať voči žiadateľom a zdieľať stav a „big picture“ – nastaviť lepšie očakávania.
Námietky proti Kanban tabuli
Miešame tu „jablká a hrušky“
Častým protiargumentom prečo nepoužívať Kanban pre takýto typ práce je, že
- je to zložitá činnosť,
- nedá sa predpovedať, čo koľko bude trvať,
- nie je to výroba unifikovaných výstupov.
Áno, je pravda, že predpovedať trvanie opakujúcich a štandardizovaných úkonov je jednoduchšie. Horeuvedené príklady činnosti naznačujú, že je tu veľká rôznorodosť vo veľkosti a komplexnosti týchto požiadaviek na právnické oddelenie, to ale ešte neznamená, že Kanban nemôže dobre slúžiť na zvýšenie transparentnosti a priorizáciu požiadaviek.
To, že požiadavky majú rôznu komplexitu môžeme signalizovať napr. kategóriou, typom požiadavky, farebným rozlíšením.
Taktiež pre WIP – work in progress môžeme zadefinovať pravidlá so zreteľom na rôzny typ požiadavky.
Riešením je aj triáž – triedenie požiadaviek a ich prideľovanie rôznym pracovníkom alebo nastavenie iných krokov pre rôzne požiadavky.
Kanban nič nezlepší lebo nám chýbajú zdroje – kapacity
Je pravda, že ak je problémom nedostatok ľudí a kapacít, tak Kanban priamo nepomôže. Čo ale dokáže je zviditeľniť, kde je problém, prípadne odmerať cez metriky koľko kapacít nám chýba a tak obhájiť prípadný biznis case na navýšenie nákladov.
Kanban spraví prekážky vysokej rozpracovanosti a neschopnosti veci dokončiť viditeľným. To je prvý krok k zlepšeniu procesu.
Cieľom je čo najlepšie slúžiť kľúčovým biznis zložkám a podporovať v ich činnostiach. Dodávať v súlade s biznis prioritami a sústrediť sa na činnosti s najväčšou pridanou hodnotou.
Prečítajte si viac o výhodách Kanban a metrikách - článok Kanban.
Potrebujete pomoc pri zavedení Kanban alebo zaškoliť zamestnancov? Školenie Kanban.