4 metriky Kanbanu
1. Vašou top prioritou je schopnosť reagovať na požiadavky, ktoré prichádzajú ad hoc a ťažko sa predpovedá ich množstvo?
2. Často sa menia priority úloh? Máte problémy pevne stanoviť rozsah úloh na 1- až 2 týždne?
3. Je nejasné, ktoré úlohy v akom stave je a neviete kvôli tomu správne a včas sa rozhodnuť, čo treba urobiť?
Ak ste na horeuvedené otázky odpovedali Áno, tak možno Kanban je pre vás vhodný nástroj ako prácu vizualizovať a riadiť úlohy. Minule som písala o situáciách, kedy je Kanban vhodný nástroj a aké sú hlavné rozdiely oproti Scrumu.
Teraz sa budem venovať Kanban metrikám a zároveň kľúčovým princípom Kanbanu. Kanban je vynikajúci nástroj vizualizácie úloh a ich rozpracovanosti a môže sa používať v kombinácii s rôznymi agilnými praktikami.
Kým v Scrum, tímy často merajú svoju produktivitu cez Velocity a pomocou Burndown chartov vizualizujú už dokončenú prácu, Kanban používa odlišné metriky. Tieto Kanban metriky úzko súvisia so základnými pravidlami Kanbanu, ktoré sú dosť striktné. Ak chcete naozaj získať benefity Kanbanu, tak by ste ich mali všetky dôsledne dodržiavať, ale je to na vás a na vašom prostredí, ktoré z nich ako presne nastavíte.
4 metriky Kanbanu:
- Work in Progress (WIP) – počet rozpracovaných úloh alebo položiek
- Throughput – priepustnosť procesu, počet položiek za jednotku času
- Cycle time – čas cyklu – trvanie kým úloha, položka prejde procesom
- Work Item Aging – vek alebo starnutie položiek
Postupne si ich vysvetlíme a povieme si prečo sú dôležité a ako pomáhajú zlepšiť tok hodnoty. Ja keď som sa prvý krát stretla s pojmom tok hodnoty, tak som mala problém, čo si pod tým predstaviť. Aká hodnota? Aký tok?
Hodnota je to, čo sa na konci aktivity, procesu očakáva, že vyjde – to je produkt, služba, zmenený stav. Niekto to očakáva – zákazník, či už externý klient, alebo kolega – interný zákazník a zákazníkovi výsledok našej práce prináša úžitok a hodnotu, je ochotný za to zaplatiť, cení si to.
Tok je spôsob ako prechádza táto hodnota cez jednotlivé kroky, úkony. Ktoré všetky aktivity sú nevyhnutné na jej dodanie, dokončenie.
Tok hodnoty je dôležitý pojem v lean aj agilnom myslení a Kanban board je nástroj, ktorý tento tok hodnoty zviditeľňuje.
Krédom Kanbanu je:
Stop starting, start finishing – voľný preklad: Skonči so začínaním a začni dokončovať.
Nie to je dôležité na koľkých veľa úlohách naraz dokážete pracovať, ale koľko reálne a za aký čas dokončíte. Kanban originálne pochádza ešte z lean výroby a toto slovo z japončiny sa doslovne prekladá ako lístok, štítok, tabuľa. Kanban systém využíva vizuálny signál na začatie určitej činnosti.
Kanban princípy
Jedným dôležitým princípom na ktorom sú Kanban metriky založené je tzv. Little’s Law. Littleho pravidlo popisuje závislosť medzi dodacou lehotou – leadtimom a počtom rozpracovaných úloh WIP – work in progress a počtom dokončených úloh za časovú jednotku tzv. exit rate alebo aj throughput, ktorá platí za určitých okolností.
Čím viac rozpracovaných kusov máte v procese, tým dlhšie trvá dokončiť každú jednotku, resp. menší počet kusov dokončíte za určitú časovú jednotku. Ak znížite rozpracovanosť, tak tým aj zrýchlite proces, lebo odstránite čakanie v procese.
Z tohto dôvodu ako jeden z najdôležitejších princípov kanbanu je limitovanie počtu WIP = rozpracovaných úloh, položiek backlogu. Toto pravidlo má pomáhať zlepšiť tok, t.j. aby sa tím sústredil nie na začatie úloh, ale na ich dokončovanie, lebo len čo je dokončené prináša úžitok a hodnotu. Preto sa aj hovorí, že Kanban zviditeľňuje tok hodnoty a úzke miesta, lebo vidíme v ktorom kroku je najviac rozpracovaných úloh čakajúcich na spracovanie.
Preto azda najdôležitejšou metrikou Kanbanu je WIP – počet rozpracovaných úloh, práce, položiek. Tím si stanoví vlastné maximálne množstvá – limity a sleduje ako na tom je. Koľko to má byť, Kanban vám nepovie. Máte slobodu si sami stanoviť WIP systémom pokusov a omylov a na základe vašich konkrétnych podmienok. Na jednej strane chcete maximálne využiť dostupné kapacity, na druhej strane čo najrýchlejšie dodať výstup.
Ďalším súvisiacim ukazovateľom je Throughput = priepustnosť, t.j. počet dokončených úloh alebo položiek napr. za týždeň, deň, či mesiac. Tieto výsledky neslúžia na predpovedanie do budúcna, ale skôr vypovedajú o minulosti, ako sa nám darilo a dáva podnet na ďalšie zlepšenie.
Cycle time, čas cyklu je čas, za ktorý jedna jednotka, úloha prejde fázami procesu od začiatku až kým nie je dokončená. Teda ako dlho trvalo, kým sme úlohu dokončili od začatia práce. Nie je to čistý čas práce na jednej úlohe, lebo zahrňuje aj čakanie, keď sa na úlohe nepracovalo. Ak je čas cyklu príliš dlhý a nie sme spokojní s rýchlosťou akou sa položky vybavia, tak treba znížiť počet položiek alebo úloh na ktorých robíme.
To nás privádza k štvrtej metrike Kanbanu Work item aging, t.j. vek alebo starnutie položiek. Čiže ako dlho je už položka v procese práce od začatia po súčasnosť. Toto sa vzťahuje len na nedokončené položky, v štádiu rozpracovanosti. Ak vieme, že v minulosti tím mal čas cyklu na podobnú položku napr. 5 dní a vidíme, že v súčasnosti má rozpracovaná položka vek 6 dní, tak nás to varuje, že niečo možno nie je tak ako by malo byť a má iniciovať diskusiu o prekážkach prácu dokončiť.
Prečo merať?
V oblasti služieb alebo vývoja SW, často zabúdame na to, že rozpracovaná práca a úlohy sú v podstate tiež peniaze – podobne ako zásoby vo výrobe – viazali určité kapacity, ktoré nemohli byť využité inak, za túto odvedenú prácu zväčša platíme, nezávisle od toho, či sa dokončila. V neposlednom rade, je tu aj problém nákladov z omeškania. Meranie nám presnejšie a fundovanejšie odhalí plytvanie v procese.
Kanban Board môžete začať používať aj bez týchto metrík, ale metriky vám pomáhajú merať výkonnosť tímu a upozornia na príležitosti kde sa môžete zlepšiť, kde sú úzke hrdlá a riziká, že niečo dodáte neskoro. Kanban metriky slúžia na aktívne riadenie práce a sú podporou empirického prístupu: kontroluj a adaptuj, teda pomáhajú nám reagovať na danú situáciu. Ich účelom je lepšie pochopiť, čo sa v procese deje, včas varovať a tak zrýchliť proces.
Je to len nástroj a ako každý nástroj, jeho úspech závisí aj od „majstra“ – používateľa.
Chcete sa naučiť viac o Kanban a zaviesť do Vášho tímu – pozrite si školenie Kanban.
