Kanban Use Case - právne oddelenie

Netypické miesto, kde sa môže Kanban využívať. Interné právne oddelenie. Príklad z reálneho života. 

Ste medzinárodná softvérová spoločnosť, ktorá expanduje do rôznych krajín so svojimi produktami a službami. Služby a vstupy od právneho oddelenia potrebujú rôzni zamestnanci a tímy pri svojej práci.

Potrebujete napríklad:

-       správne nastaviť obchodné podmienky,

-       vypracovať zmluvy,

-       metodicky usmerniť zákaznícku podporu kvôli GDPR,

-       nastaviť správne proces vymáhania pohľadávok,

-       byť v súlade s legislatívou jednotlivých krajín,

-       riešiť zamestnanecké zmluvy a vzťahy,

-       založiť podnikateľský subjekt v krajinách,

-       riešiť dodávateľské zmluvy,

-       získať licenciu na prevádzku

-       schváliť ceny a pod.

To sú len niektoré prípady, kde musí byť zapojené vaše právne oddelenie v menšej či vo väčšej miere. Požiadavky na celý právny tím chodia do oddelených mail boxov, od projektových manažérov, vedúcich zamestnancov, HR partnerov, produktových manažérov, pobočkových pracovníkov a pod.

Problémy a sťažnosti

Stav a priorita jednotlivých požiadaviek sú nejasné. 

  • Email je zahltený. 
  • Právnici bojujú s nadčasmi. 
  • Zamestnanci sú nespokojní, že dlho čakajú na výstup za právne oddelenie a ich to blokuje. 
  • Vzniká tzv. úzke hrdlo.

Čo môže pomôcť:

  1. Zviditeľniť všetky požiadavky na právne oddelenie na Kanban boarde – pre VŠETKÝCH.
  2. Pravidelne (každý deň) priorizovať požiadavky a pochopiť ich biznis význam.
  3. Pravidelne monitorovať stav, čo sa spravilo, kde sú prekážky – napr. denný stand-up.
  4. Sledovať rozpracovanosť tzv. WIP – work in progress a vek požiadaviek a na základe toho neustále zlepšovať.
  5. Komunikovať voči žiadateľom a zdieľať stav a „big picture“ – nastaviť lepšie očakávania.

Námietky proti Kanban tabuli

Miešame tu „jablká a hrušky“

Častým protiargumentom prečo nepoužívať Kanban pre takýto typ práce je, že 

  • je to zložitá činnosť, 
  • nedá sa predpovedať, čo koľko bude trvať, 
  • nie je to výroba unifikovaných výstupov. 

Áno, je pravda, že predpovedať trvanie opakujúcich a štandardizovaných úkonov je jednoduchšie. Horeuvedené príklady činnosti naznačujú, že je tu veľká rôznorodosť vo veľkosti a komplexnosti týchto požiadaviek na právnické oddelenie, to ale ešte neznamená, že Kanban nemôže dobre slúžiť na zvýšenie transparentnosti a priorizáciu požiadaviek. 

To, že požiadavky majú rôznu komplexitu môžeme signalizovať napr. kategóriou, typom požiadavky, farebným rozlíšením. 

Taktiež pre WIP – work in progress môžeme zadefinovať pravidlá so zreteľom na rôzny typ požiadavky. 

Riešením je aj triáž – triedenie požiadaviek a ich prideľovanie rôznym pracovníkom alebo nastavenie iných krokov pre rôzne požiadavky.

 

Kanban nič nezlepší lebo nám chýbajú zdroje – kapacity

Je pravda, že ak je problémom nedostatok ľudí a kapacít, tak Kanban priamo nepomôže. Čo ale dokáže je zviditeľniť, kde je problém, prípadne odmerať cez metriky koľko kapacít nám chýba a tak obhájiť prípadný biznis case na navýšenie nákladov. 

Kanban spraví prekážky vysokej rozpracovanosti a neschopnosti veci dokončiť viditeľným. To je prvý krok k zlepšeniu procesu. 

Cieľom je čo najlepšie slúžiť kľúčovým biznis zložkám a podporovať v ich činnostiach. Dodávať v súlade s biznis prioritami a sústrediť sa na činnosti s najväčšou pridanou hodnotou.


Prečítajte si viac o výhodách Kanban a metrikách - článok Kanban.
Potrebujete pomoc pri zavedení Kanban alebo zaškoliť zamestnancov? Školenie Kanban.