Ako začať analýzu procesu? SIPOC
Ako začať analýzu procesu? Tento jednoduchý nástroj pochádza z 80. rokov a v kruhoch procesných zlepšovateľov je taký známy, až som pochybovala, či stojí o tom napísať post. Stále však nachádzam tímy, ktoré to ešte nepoznajú, tak mi napadlo aj tu si ho pripomenúť. Možno začnete používať odteraz ????
Máte problém, niečo nefunguje, trvá dlho, kvalita je nedostatočná. Napríklad máte veľa nevybavených objednávok, v sklade sa kopí vrátený tovar alebo schválenie žiadostí trvá dlho.
Ja používam na začiatku všetkých projektov na zlepšenie procesov. Ako takáto spolupráca môže vyzerať nájdete v časti riadenie procesov.
Napríklad som nedávno použila v tíme, kde riešili problém s nesprávnym preceňovaním tovaru, v inej organizácii sme odštartovali so SIPOC-om iniciatívu na rýchlejšie vyriešenie reklamácií.
Nástroj SIPOC je univerzálny a môžete použiť na prvý rýchly pohľad na hocijaký proces. Pomáha nám ujasniť si aký proces riešime, kde začína a končí, aké sú jeho hlavné kroky, čo sú vstupy a výstupy. Je to prvý krok, ohraničí, čo chceme ako tím riešiť. Zjednotí pohľad, ako proces prebieha high level.
Názov SIPOC je odvodený z angličtiny, kde každé písmenko niečo znamená. Ja osobne začínam väčšinou v strede alebo s písmenom O – Outputs.
- O – Outputs - Výstupy: Čo sú výstupy procesu? Môžu byť fyzické napríklad konkrétny výrobok aj nehmotné – napríklad záznam v počítači, zmenený stav, napríklad „Schválený úver“.
- C – Customer – Zákazník: Kto je zákazníkom? Pre koho sú tieto výstupy?
- P - Proces – popis procesu v niekoľkých krokoch 5-7 je maximálny odporúčaný počet krokov v tomto úvodnom štádiu. Kde sa proces začína? Čo je prvý krok? Čo je posledný krok? Ako by ste popísali priebeh v piatich krokoch?
- I – Inputs – Vstupy: Čo sú vstupy procesu? Čo spúšťa proces? Môže to byť materiál, objednávka, reklamácia atď.
- S – Supplier – Dodávateľ: od koho idú tieto vstupy? Kto je dodávateľom vstupov? Nemusí to byť len dodávateľ v zmysle externého partnera, dodávateľom môže byť aj priamo zákazník, napríklad v službách je tomu tak, alebo nejaké iné oddelenie.
Nie je to nástroj na hĺbkovú analýzu, tá nasleduje až neskôr, ale slúži na zjednotenie pohľadov, čo potrebujeme riešiť, slúži na rýchle pochopenie, či všetci máme rovnaké pochopenie ako proces na hrubo prebieha, aby sme zadefinovali, čo vlastne chceme/potrebujeme riešiť.
Tu je iný príklad SIPOC, kde sme na úvodnom kick-off workshopu s tímom zjednotli pohľady, aký proces chceme zlepšovať, či máme rovnaké pochopenie.
