Ako merať úspešnosť zmien a transformácií
Rozhodli ste sa pre veľký projekt, napríklad zavedenia nového ERP systému, meníte organizačnú štruktúru, zavádzate nový rad produktov či zmenili ste významne procesy alebo ste sa zlúčili s ďalšou firmou a veci nebudú tak ako doteraz.
Vo všetkých týchto prípadoch ako súčasť riadenia zmien, vykonávate rad rôznych aktivít a pod-projektov, ktoré zmeny podporujú a pomáhajú dosiahnuť vytýčený cieľ.
Na tejto ceste, ktorá môže trvať týždne, mesiace ale aj roky potrebujete priebežne monitorovať stav, či idete tým správnym smerom a či zmena naozaj prebieha a prináša svoje benefity, či efektívne riadite zmenu.
Každý projekt sa začína, či už vedomými alebo nevedomými hypotézami, že prináša nejaké zlepšenie, prínosy pre jednotlivca, zákazníka alebo organizáciu. Často sa to berie ako samozrejmosť, že sa tieto benefity naplnia a málokedy sa to skutočne aj monitoruje a vyhodnocuje.
Ako merať efektivitu zmeny
Samozrejme môžete sledovať, či sa jednotlivé úlohy a míľniky z plánu zmeny vykonali a či sú už ukončené. To ale ukáže len jednu stranu príbehu. Samotné ukončenie úloh plánu ešte neznamená, že zmena skutočne nastala a nenapovie vám, či riadenie zmien prebieha efektívne. Preto klasické metriky na hodnotenie stavu projektu nestačia.
Často meraným ukazovateľom sú rôzne finančné benefity projektu, ktoré sa na začiatku spísali v Business case. Business case zvyčajne obsahuje súhrn finančných a nefinančných prínosov projektu ako aj nákladové a investičné položky. Takto sa často sledujú finančné prínosy ako sú tržby, zisk, zníženie nákladov a pod.
Mnohé organizačné, kultúrne, strategické a procesné zmeny nemajú priamo merateľné krátkodobé finančné benefity, ktoré by sa dali jednoducho oddeliť aj od iných prebiehajúcich vplyvov. Teda meranie úspešnosti zmeny cez priame finančné ukazovatele nie je vždy možné.
Na lean a agilných transformáciách spoločností na ktorých sprevádzam svojich klientov preto meriame ukazovatele adaptácie na zmeny. Tieto kvantitatívne a kvalitatívne ukazovatele nám dávajú spätnú väzbu na koľko sme účinní v riadení zmien. Na základe toho sa vieme rozhodnúť, čo ďalšie treba pre úspešné dotiahnutie a udržanie zmeny.
Tu je zopár príkladov z praxe, ako môžete merať, či zmeny napredujú tým správnym tempom a smerom počas implementácie alebo krátko po nej.
Metriky prijatia zmeny
1. Rýchlosť prijatia zmeny - adaptácia (Ako rýchlo si zvykli...)
Táto metrika sleduje časové hľadisko. Koľko času trvalo zmeny implementovať a ako rýchlo si ľudia zvykli na nové podmienky.
Vychádza a je úzko spojená so stratégiou zavedenia zmeny, či idete cestou postupného zavedenia alebo naraz vo všetkých tímoch a pobočkách. Vyhodnocuje sa za aký čas sa adaptovali zamestnanci na nové prostredie.
Veľký vplyv na rýchlosť prijatia má odpor ku zmenám a priebeh tzv. krivky zmeny. Čím väčší odpor a prekážky, tým dlhšie trvá zmeny prijať. Na rýchlosť prijatia má vplyv aj angažovanosť a zapojenie zamestnancov do riadenia zmeny a realizácie.
Rýchlosť prijatia sa môže odmerať formou dotazníka, či pozorovaním alebo interview so zamestnancami, kde zisťujete nakoľko súhlasia so zmenami a podporujú ich, či vôbec chápu ich význam. Môžete sledovať nakoľko konajú v súlade s očakávaným správaním a kde a z akých dôvodov to odmietajú.
2. Celkové využitie - utilizácia (Koľko ľudí, užívateľov...) Tu sa pozeráme koľko zamestnancov z celkového počtu už zmeny prijali.
Ak napr. Zavádzate nový informačný systém, tak koľko zamestnancov systém má nainštalovaný a pracuje s ním. Ak ide zavedenie scrum praktík, tak koľko zamestnancov a tímov už pracuje v šprintoch a má svoj backlog pripravený. Ak robím štandardizáciu procesov vo výrobe, tak okrem počtu zaškolených meriame, koľko pracovísk má štandardy definované a používajú ich, riadia sa s nimi apod.
3. Zručnosť, znalosť, zbehlosť – úroveň expertízy (Ako dobrí sú v...) Kým predchádzajúca metrika hovorila o počtoch resp. percentá z celkového množstva zamestnancov, ktorí sa na zmenu adaptovali, tu sa pozeráme na úroveň, akí dobrí sú v nových požadovaných zručnostiach, ktoré zmena vyžaduje.
Súčasť lean a agilných transformácií sú často školenia, kde sa zamestnanci učia pracovať novým spôsobom. Ale poznáte to sami, školenie vám dodá potrebné znalosti a niečo si precvičíte, ale na to, aby ste v danej oblasti boli naozaj dobrý, potrebujete aj skúsenosti. Meranie úrovne nových zručností a schopností nám pomôže definovať ďalšie potrebné kroky, aby zmena prinášala očakávané benefit. Na udržanie zmeny a prehĺbenie nových zručností používame koučing, mentoring, ďalšie školenie, vytvorenie podpornej skupiny, správne nastavenie cieľov a pod.
Riadenie zmien je komplexná disciplína, ktorá sa zameriava hlavne na ľudskú stránku zmeny, rieši komunikáciu, odpor k zmene, prekážky nielen technického charakteru ale aj kultúrne a vzťahové.
Metriky prijatia zmeny pomáhajú reflektovať na vzniknuté potreby a konfrontovať plány a hypotézy so skutočnosťou.
