Alebo prečo nám nestačí len projektové riadenie

Učíme sa nielen na svojich úspechoch, ale hlavne na svojich neúspechoch a chybách. Tento projekt bol pre mňa veľmi poučný, kedy som si prvý krát uvedomila, že nestačí splniť všetky ciele projektu. Úspešná zmena je ďaleko viac.

Okrem dodávky „hard“ (hmatateľných) častí projektu treba myslieť a systematicky riadiť aj tie „soft“ (menej hmatateľné) časti projektu, ľudské správanie, rezistenciu k zmenám, získavanie podpory pre zmenu a pod.

Zadanie

Keď som nastúpila do tejto organizácie, hneď ma poverili projektom, ktorého cieľom bolo dodať nový systém na riadenie a ukladanie dokumentov pre IT oddelenie. Rozhodnutie pre projekt padlo ešte pred mojim nástupom.

Migrovali sa IT služby zo zahraničia na Slovensko a slovenský tím preberal správu stovky serverov v dátovom centre aj so všetkým čo na týchto serveroch bežalo a práve to bol jeden z problémov, čo dalo vzniknúť tomuto projektu.

 

Aký problém som riešila

Chýbala dokumentácia o IT systémoch, bolo neprehľadné ako rôzne aplikácie bežia na serveroch, na akú časť biznisu to má dopad a nebola dokumentácia s know-howom, čo by slovenský tím mohol prebrať.

Taktiež odovzdávajúce tímy neboli veľmi nápomocné, nakoľko skončili a dostala väčšina z nich výpoveď.

Manažment usúdil, že najlepšie bude, aby sa to znova neopakovalo, mať nejaké jednotné miesto a systém, kde by sa všetky dokumenty ukladali systematicky a kde by sa dali informácie ľahko nájsť.

 

Moja rola

Bola som nová v skúšobnej dobe, nepoznala som dobre organizáciu ani ich zamestnancov. Chcela som ukázať, čo dokážem a vrhla som sa na zadanie: Nájsť a implementovať jednoduchý systém na riadenie IT dokumentov, vytvoriť k tomu vnútro-firemnú smernicu a zaškoliť zamestnancov, ktorí by mali systém používať. Bola som v role projektového manažéra, okrem toho som mala na starosti ako manažér všeobecne zlepšovanie procesov v celej organizácii.

 

Priebeh projektu

Na projekt som dostala veľmi malý rozpočet. Očakávalo sa, že v takejto veľkej organizácii už predsa bude nejaké podobné riešenie a teda nemusíme nič extra vyvíjať, najlepšie ani nakupovať a zvládneme to internými silami.

Zostavila som malý tím z ľudí, ktorých mi nominoval manažment, nakoľko som ja ešte takmer nikoho nepoznala. Bolo nás 5.

2-3 týždne sme sa snažili zistiť východiskovú situáciu a definovať cieľ, resp. čo sme schopní dodať za 3 mesiace, čo bolo očakávané trvanie projektu.

Práve na základe tohto tlaku, dodať riešenie za 3 mesiace som si myslela, že je dostatočná urgencia zmeny a teda nebudem musieť veľmi presviedčať ľudí, prečo je tento projekt dôležitý.

Našli sme jednoduché riešenie, ktoré používalo už iné oddelenie na ich dokumenty, tak sme sa rozhodli len adaptovať ho na naše potreby. Takto sme mohli dodržať rozpočet a customizovať existujúci nástroj s internými vývojovými silami.

Tím mi pomohol zadefinovať, ako nastaviť systém na manažment dokumentov, akú štruktúru má mať, aké metaúdaje zbierať o dokumentoch ako nastaviť procesy nad dokumentami a pod.

Vytvorili sme taktiež jednoduchú a prehľadnú internú smernicu, kde sme popísali riešenie a nastavili princípy na riadenie dokumentov.

Na záver sme spravili krátke školenie a riešenie som odovzdala.

Pochválili nás, že sme projekt stihli za 3 mesiace, v rámci rozpočtu a dodali sme dohodnutý rozsah.

Zdalo sa, že mám svoj prvý úspešný projekt za sebou.

Prečo to považujem za neúspech

Nič sa nedialo.

• Užívatelia nezačali ukladať svoje dokumenty do nového systému.

• Nepresunuli staré dokumenty.

• Vytvorené konvencie na manažment dokumentov napríklad o označovaní dokumentov nikto nezačal používať.

• Dokumenty ostali kade-tade na hard diskoch alebo iných úložiskách. Nové dokumenty sa neukladali do nového systému.

• Nedošlo k zmene v správaní ľudí.

 Jednoducho nedošlo k zlepšeniu pôvodného problému.

Zanedbala som ľudskú stránku zmeny. Síce sme v projekte mali nejaký jednoduchý komunikačný plán, ale to nestačilo. Ľudia racionálne chápali o čo nám v projekte ide, aj nám to často slovne potvrdili, keď sme vysvetľovali o čo sa snažíme. Ale sami svoje správanie nezmenili, všetko zostalo po starom, čo sa týka ich správania.

Veľmi ma to mrzelo. Ja som už medzičasom dostala iný projekt na starosť a k tomuto som sa nemohla vrátiť. Ale ako sa hovorí, všetko je zlé je na niečo dobré. Síce som o Change managemente vedela a poznala v tom čase Kotterov 8-krokový model, príliš som sa sústredila len na projektové ciele a zadnie.

"Týmto neúspechom som si uvedomila dôležitosť ľudskej stránky zmeny a začala som sa intenzívne venovať tejto problematike."

Lessons Learned

Dnes už viem čo som mohla robiť inak. Tu je krátke zhrnutie niekoľkých dôležitých ponaučení.

1.     Nezamerala som sa na celkový prínos a riešenie koreňových príčin problému, LEN som dodala, čo sa po mne chcelo.

2.     Nezapojila som širšie užívateľov a zamestnancov. Ich nízka angažovanosť a nepochopenie zámeru boli hlavnou príčinou nízkej adaptácie.

3.     Nedostatočne som komunikovala – len úzka skupina stakeholderov, základné informácie.

4.     Nerátala som vôbec s rezistenciou a nemala som žiadnu stratégiu ako pracovať, ak sa objaví odpor voči zmenám, resp. sa nepôjde podľa plánu.

5.     Zapojila som sponzora projektu a manažment len málo, lebo som ich nechcela „zaťažovať“ – veď ja to predsa zvládnem.

6.     Neskúmala som celkovú pripravenosť tímov na zmeny, aké boli minulé zmeny, kultúrne aspekty a pod. Domnievala som sa, že urgencia je reálna pre každého zúčastneného a nebola to pravda.

 

Prečo potrebujeme Change Management?

Bez pochopenia a túžby budeš vidieť:

• Zamestnanci sa pýtajú na to isté dokola

• Nechápu čo sa od nich očakáva

Bez znalostí a schopností budeš vidieť:

• Nižšie využitie a nesprávne použitie

Bez udržania zmeny budeš vidieť:

• Vrátia sa do „starých koľají“

• Výsledky sa neudržia dlhodobo

  
  

Riadenie zmien – Change Management je pre mňa samostatná disciplína. Má svoje princípy, nástroje a techniky. Je to systematický postup ako zmeny doručovať úspešnejšie.

Change Management neznamená, že projekt pôjde hladko, ale skôr urobíte premyslené a plánované kroky pre ľahšiu adaptáciu a efektívnejšie doručenie prínosov - spolu s ľuďmi, ktorých sa zmena týka.

---

Ak vás téma Change Management zaujíma a prechádzate zmenami, ktoré by ste chceli lepšie uchopiť, príďte na poldňový workshop 1. februára 2024 v Bratislave a prineste vaše príklady zmeny.

Prečítajte aj Ako merať úspešnosť zmien a transformácií