Facilitácia Kick-off meetingu agilných tímov virtuálne
Dostala som za úlohu v rámci nedávnej agilnej transformácie jednej medzinárodnej organizácie facilitovať kick-off nových tímov, ktoré boli dislokované v rôznych krajinách. Rada sa tu podelím o moje skúsenosti, ako to prebiehalo a aký program sme pripravili pre účastníkov.
Ak stojíte pred podobnou výzvou urobiť online podujatie pre veľkú skupinu, tak možno tento príklad vám bude užitočný.
Chceli sme, aby začiatok fungovania tímov v novej organizačnej štruktúre, v tzv. triboch a squadoch, sa
- začal zábavne,
- zmysluplne,
- aby účastníci boli aktívni a
- zároveň vyskúšali prácu v nových tímoch.
Ako agilný kouč a konzultant som bola pri dizajne týchto tímov a formulácii ich poslania. Jedným našim zámerom bolo dostať IT a produktové tímy bližšie k biznis a marketingovým tímom. Preto sme od začiatku rozmýšľali, ako stmeliť tím, spoločne zapojiť ich do formulácie vízie, pochopenia zákazníka a zároveň, aby podujatie vytvorilo pozitívnu energiu pri štarte.
Takáto radikálna zmena organizačnej štruktúry nie je vždy vnímaná pozitívne a v našom prípade to tiež nebolo inak. Vnímala som určitú úroveň frustrácie, obáv a nedôvery voči týmto organizačným zmenám.
Zavedenie agilných praktík do organizácie vyžaduje komplexný Change Management prístup.
Na kick-off podujatie sme mali vyhradených len 2 hodiny. Celý tribe – tzv.kmeň mal zhruba okolo 80 členov rozdelených do zhruba do 10 squadov- tímov. Vedeli sme, že nemáme čas na úvodné zoznamovanie sa a predstavenie každého v takejto veľkej skupine. Preto sme kick-off rozdelili na 2 časti:
1. Celý tribe – spoločný kick-off zameraný na tímové cvičenie
2. V squadoch – v jednotlivých menších tímoch druhý deň
Nástroje
Ako hlavný nástroj komunikácie tieto tímy už aj doteraz používali MS Teams a preto sme navrhli robiť online Kick-off v tomto prostredí. Vytvorili sme vopred kanály- Channels pre menšie tímy, aby sme počas kick-off podujatia mohli pracovať v menších skupinách a rozdeliť sa. Prácu v tímoch odporúčam robiť na nejakom virtuálnom whiteboarde ako je Miro alebo Mural, ale môže to byť aj zdieľaný dokument. Ja som fanúšikom Miro a ako by cvičenia mohli vyzerať si môžete aj stiahnuť ako PDF pre inšpiráciu. V úvode workshopu sme použili Mentimeter na vyvolanie diskusie.
Agenda
Zadefinovali sme okruhy tém, ktoré sme chceli riešiť s účastníkmi a rozdelili sme ich do skupín vopred:
- Vízia tribu
- Náš zákazník
- Náš produkt, ponuka
- Komunikácia a spolupráca v tíme
- Naše hodnoty a agilné hodnoty
- Cheerleaders – ktorí mali špeciálnu zábavnú úlohu
Zadefinovali sme úlohu, výzvu pre každú skupinu. Na prácu v skupinách a dokončenie úlohy sme mali vyhradené 20 minút.
Celé znenie úloh a zadania si môžete stiahnuť tu pre inšpiráciu, je to po anglicky, nakoľko to bola medzinárodná skupina.
Miro Príklad Kick-Off Stiahnuť
Kick-off sme odštartovali malou anketou na všetkých cez menti,com. Potom nasledoval príhovor nového Tribe leada a po krátkom predstavení cieľov sme sa hneď rozdelili do skupín, ktoré sme vopred zadefinovali.
Práca v skupinách
Každá skupina mala svojho lídra. Nechceli sme strácať čas nudnými manažérskymi prezentáciami. Mala som obavy, či bez nejakej prípravy vopred a za taký krátky čas čím sa skupiny vrátia späť a ako dopadne prezentácia spoločného výtvoru. Bola som príjemne prekvapená, čo všetko zvládli jednotlivé skupiny len za 20 minút. Každá skupina potom prezentovala za 3-5 minút, čo vzniklo v tíme.
1. Vízia tribu – úlohou bolo nájsť rýchlo inšpiráciu na internete, či firemnej stránke a urobiť fotokoláž, ktorá by vyjadrovala víziu nášho kmeňa
2. Náš zákazník – tu zadanie bolo vytvoriť tzv. Empathy map nášho zákazníka, popísať nášho zákazníka a zadefinovať jeho potreby
3. Náš produkt, ponuka – Aká je pozícia nášho produktu, v čom je dobrý, jedinečný a kde naopak musíme sa zlepšiť. Výsledok cvičenia mohli účastníci vizualizovať vo forme SWOT analýzy.
4. Komunikácia a spolupráca v tíme – Táto skupina mala za úlohu zadefinovať princípy a pravidlá na komunikáciu a spoluprácu.
5. Naše hodnoty a agilné hodnoty – zmyslom tejto úlohy bolo porovnať firemné hodnoty a agilné hodnoty podľa agilného manifesta. Kde sa dopĺňajú, čo je spoločné.
6. Cheerleaders – ktorí mali špeciálnu zábavnú úlohu, vymyslieť slogan nášho kmeňa, nájsť „hymnu“, zostaviť krátke fyzické cvičenie, nakoľko všetci pracujeme v dislokovaných tímoch väčšinou virtuálne a sedíme celý deň za počítačom.
Samozrejme za taký krátky čas sa nedalo ísť do hĺbky a všetko dokončiť.
Zámerom bolo
- vyskúšať samoorganizáciu,
- podporiť kreativitu a
- hlavne všetkých vtiahnuť do zmeny.
Na kick-offe vznikla pozitívna energia a vznieslo sa toto úvodné stretnutie celého agilného tribu v dobrej nálade. Toto podujatie bolo samozrejme len začiatkom budúcej spolupráce a teraz je dôležité, aby v započatých zmenách, komunikácii zmien pokračovali. To čo sa na kick-offe vytvorili použijú ako základný kameň a budú s tým ďalej pracovať.
Práca v dislokovaných agilných tímoch
Formovaním nových agilných tímov často transformácia len začína. Nová organizačná štruktúra je len začiatkom, prvým krokom, nie finálnym cieľom zmien. Pracovať v dislokovaných tímoch je náročné a v tomto prípade ďalšou veľkou výzvou sú aj kultúrne rozdiely. Sama som nedávno zažila, že práca v medzinárodnom dislokovanom tíme má svoje výzvy a svoje myšlienky som o tom zhrnula aj v tomto článku.
Facilitovať virtuálne podujatie pre takýto veľký tím je vždy riziko, ako budete stíhať s časom, či nezlyhá technika alebo ako bude prijaté a či sa účastníci dostatočne zapoja.
Stojíte pred podobnou výzvou? Ozvite sa a rada pomôžem.
