Ako napísať popis problému
4 dôvody prečo definovať poriadny problem statement na začiatku zlepšovacieho projektu.
❌ Príklad - Takto nestačí:
Vybavovanie objednávok nefunguje dobre. Chceme zlepšiť proces, aby bol efektívnejší a rýchlejší. Taktiež by sme radi znižili náklady.
???? Takto lepšie:
Proces schvaľovania úverov nespĺňa očakávania zákazníkov. V poslednom polroku v roku 2023 priemerná dĺžka schválenia úveru bolo 12 pracovných dní, čo je o 4 dni dlhšie ako želaná hodnota. Tento stav nám spôsobuje priamo stratu obchodných príležitostí v odhadovanej hodnote XY, nakoľko niektorí klienti z dôvodu dlhého čakania si nevyberú našu banku. Vyplýva to priamo zo spätnej väzby od klientov a našich pracovníkov.
Náročnosť schvaľovania úverov sa nám v roku 2023 zvýšila a momentálne jeden pracovník v priemere vybaví X počet žiadostí za mesiac, čo je o 12% menej ako v roku predtým.
Chceme skrátiť priemerné trvanie procesu na 8 dní do konca roka 2024 a zvýšiť počet schvalovaných úverov na pracovníka minimálne na hodnotu ako v roku 2022.
Začínam nový projekt a vidím, že vybrať správny problém a jasne ho popísať nie je také jednoduché.
2) aby ste mali fundovaný jasný odkaz čo komunikovať ďalej tímu a stakeholderom, keď budete zapájať kolegov do projektu a potrebujete získať ich podporu
3) aby ste vedeli ľahšie vyhodnotiť vykonané zmeny a zlepšenia na konci projektu
4) aby ste si vyjasnili očakávania so zadávateľom a predišli nedorozumeniam neskôr
Do popisu problému napíšte:
- čo sa deje
- kedy, za aké obdobie
- kde sa to deje - produkt, služba, lokalita
- čo to spôsobuje, prečo je to zlé
- čo chcete dosiahnuť, želaný budúci stav
- použite čísla, fakty, tam kde ich poznáte
- ak nemáte čísla, tak si tam dajte zástupcu XY a neskôr počas projektu doplníte
Do popisu problému sa nepíšu návrhy riešenia.
Venujem sa riadeniu zmien, projektov a zlepšovaniu procesov ako externá sila u svojich klientov.
Ak popisy problémov vyzerajú u vás ako v prvom príklade a chcete to zlepšiť, ozvite sa????
Školím a rozvíjam zamestnancov v týchto témach - pozrite sa aj na školenia.
❌ Príklad - Takto nestačí:
Vybavovanie objednávok nefunguje dobre. Chceme zlepšiť proces, aby bol efektívnejší a rýchlejší. Taktiež by sme radi znižili náklady.
???? Takto lepšie:
Proces schvaľovania úverov nespĺňa očakávania zákazníkov. V poslednom polroku v roku 2023 priemerná dĺžka schválenia úveru bolo 12 pracovných dní, čo je o 4 dni dlhšie ako želaná hodnota. Tento stav nám spôsobuje priamo stratu obchodných príležitostí v odhadovanej hodnote XY, nakoľko niektorí klienti z dôvodu dlhého čakania si nevyberú našu banku. Vyplýva to priamo zo spätnej väzby od klientov a našich pracovníkov.
Náročnosť schvaľovania úverov sa nám v roku 2023 zvýšila a momentálne jeden pracovník v priemere vybaví X počet žiadostí za mesiac, čo je o 12% menej ako v roku predtým.
Chceme skrátiť priemerné trvanie procesu na 8 dní do konca roka 2024 a zvýšiť počet schvalovaných úverov na pracovníka minimálne na hodnotu ako v roku 2022.
Začínam nový projekt a vidím, že vybrať správny problém a jasne ho popísať nie je také jednoduché.
Prečo potrebujete poriadny popis problému:
1) aby ste jasne pochopili čo sa od vás žiada a na čom máte pracovať ako zlepšovateľ, konzultant či projektový manažér2) aby ste mali fundovaný jasný odkaz čo komunikovať ďalej tímu a stakeholderom, keď budete zapájať kolegov do projektu a potrebujete získať ich podporu
3) aby ste vedeli ľahšie vyhodnotiť vykonané zmeny a zlepšenia na konci projektu
4) aby ste si vyjasnili očakávania so zadávateľom a predišli nedorozumeniam neskôr
Do popisu problému napíšte:
- čo sa deje
- kedy, za aké obdobie
- kde sa to deje - produkt, služba, lokalita
- čo to spôsobuje, prečo je to zlé
- čo chcete dosiahnuť, želaný budúci stav
- použite čísla, fakty, tam kde ich poznáte
- ak nemáte čísla, tak si tam dajte zástupcu XY a neskôr počas projektu doplníte
Do popisu problému sa nepíšu návrhy riešenia.
Venujem sa riadeniu zmien, projektov a zlepšovaniu procesov ako externá sila u svojich klientov.
Ak popisy problémov vyzerajú u vás ako v prvom príklade a chcete to zlepšiť, ozvite sa????
Školím a rozvíjam zamestnancov v týchto témach - pozrite sa aj na školenia.
