Čo je agilné HR a príklady ako to presne robiť
Všade sa hovorí o agilných organizáciách a agilnej transformácii a agilnom HR, ale zdá sa, že nikto poriadne nevie, čo to znamená. Určite ste mnohí počuli o scrume, šprintoch, kanbane, samo-riadiacich tímoch a podobne. Je tu veľa nových termínov a aj nedorozumení okolo agilných prístupov. Možno vám dokonca celé Agile lezie na nervy.
Pokúsim sa v tomto článku priniesť nejaký jednoduchý príklad čo agilné HR znamená a čo konkrétne HR môže robiť, aby ste sa stali viac agilnou organizáciou. V role agilného kouča pri transformácii organizácií, vnímam HR ako dôležitého stakeholdera. Jednak je HR aktérom, ktorý dokáže významne ovplyvniť úspech agilnej transformácie a na druhej strane je subjektom, na ktorého zmeny budú mať významný vplyv.
Ne-agilné HR
Predstavte si situáciu, že vaša organizácia sa dynamicky mení a potrebuje vytvoriť nové role a tímy často, napr. tentokrát Tím digitalizácie procesov. Aby táto organizačná zmena úspešne prebehla treba vykonať rad činností, od schválenia zmeny, po vytvorenie v systéme, prijať ľudí, zaškoliť ich a pod.
Koľko času ubehne od požiadavky po schválenie a realizáciu zmeny až kým vám nový tím reálne nastúpi? Ak to vo Vašej firme trvá týždne, tak ste na tom celkom dobre a nemusíte čítať ďalej. Budem rada, ak sa mi ozvete a porozprávate, ako to robíte. Tu je na mňa kontakt.
Ak to trvá mesiace, kým vôbec máte dovolené začať výberový proces, tak už to také dobré nie je a skúsim dať nejaké tipy ako môže byť vaše HR oddelenie viac agilné.
Organizačná zmena, napr. vytvorenie nového tímu, je produktom komplexného procesu. Taktiež má svojho zákazníka – najčastejšie nejaký člen manažmentu, ktorý má nejaké očakávania, požiadavky na trvanie a kvalitu procesu.
Komplexný proces
Na takejto organizačnej zmene zvyčajne participuje vo veľkej organizácii niekoľko HR aj nie HR tímov a odborníkov: HR Business Partner, špecialista odmeňovania, mzdové a personálne oddelenie, účtovníctvo, právne oddelenie, sekretariát manažmentu a pod.
Zvyčajne títo špecialisti sú organizovaní v rôznych tímoch a každý má svoju časť, za čo je zodpovedný. Medzi nimi počas realizácie organizačnej zmeny, prebehnú rôzne kroky a „odovzdávačky“. Jeden čaká na vstupy toho druhého, každý reportuje iné ukazovatele, nie je zdieľaná zodpovednosť, fungovanie nie je založené na jednom samo-riadiacom tíme, ktorý by poskytoval určité služby svojim zákazníkom a spolu-zodpovedal za výstup.
Možno majú problém aj s kvalitou vstupov a nemôžu organizačnú zmenu rýchlo a včas implementovať, lebo sa museli niekoľko krát vrátiť a zistiť, čo a ako presne treba. Na otázku v akom stave požiadavka je a kde sa práve nachádza, sa odpovedá ťažko.
Takáto organizačná zmena je niekedy komplexná vec, treba popísať nové pozície a potrebné kompetencie, zaradiť nový tím v organizačnej štruktúre, priradiť platovú triedu, schváliť náklady a nákladové stredisko, vytvoriť kód v číselníku pozícií, zadať do systému, definovať schému na rozvoj, schváliť balíček benefitov, pripraviť zmluvu a pod. a to ešte nie sme pri nábore.
V strede toho celého procesu vás ale HR zastaví: V pláne na tento rok, takýto nový tím nefiguruje a teda táto zmena by nebola v súlade s plánom, nemôžete pokračovať bez schválenia. Najbližšia zmena plánu sa bude schvaľovať o pol roka, skúste to tam navrhnúť.
Toto je typická a častá situácia v niektorých korporáciách. Nevymyslela som si to.
Čo môžete urobiť v takejto situácii, aby ste boli viac agilné HR?
Ak sa Vaša organizácia s agilitou už pohráva, je načase, aby aj HR porozmýšľala, ako môže adaptovať tento prístup, niektoré techniky a nástroje, a tak viac slúžiť biznisu, byť viac flexibilný a reagovať na požiadavky biznisu väčšou rýchlosťou.
1. Vytvorte samo-riadiace, multi-znalostné HR tímy okolo najčastejších HR „produktov“, kde je vysoká komplexita a zároveň potreba rýchlo reagovať. Namiesto rôznych tímov a špecialistov skombinujte ich tak, aby službu vedeli komplet dodať a tak odstránili závislosti a čakania medzi krokmi a vedeli zastrešiť všetko, čo na „vývoj produktu“ treba. Vo vnútri takýchto tímov sú spolu-zodpovední za dodanie produktu. Nikto sa nemôže vyhovárať na druhého v tíme, napr. mzdárka, že veci nedokončila včas, lebo čakala na vstup od kolegyne z odmeňovania. Špecialista odmeňovania sa nemôže sťažovať, že jej chýbal údaj od HR Business Partnera, ktorý sedí v druhom tíme a pod. Neznamená to, že všetci budú robiť všetko, ale ide o to, aby neboli rozdrobení v rôznych tímoch.
2. Adaptujte niektoré agilné prístupy ako scrum a kanban a riaďte prácu a úlohy v tíme agilným spôsobom, nastavte denné stand-upy, či vizualizujte stav úloh. Zaveďte empirickú kontrolu procesu. Znamená to, že budete robiť časté kontroly ako sa veci vyvíjajú a na základe toho sa snažíte rýchlo adaptovať. To môže znamenať napríklad, že nečakáte na mesačný report ako dopadli čísla, ale robíte priebežne kontroly, či už denne alebo týždenne.
3. Nastavte novú kadenciu práce a plánovania. Tradične HR pracuje s ročným cyklom plánovania, niekde majú polročné alebo štvrťročné cykly kontroly. Týka sa to oblasti odmeňovania, hodnotenia výkonnosti, prieskumov angažovanosti, plánovania pracovnej sily. Reagovať na zmenu je dôležitejšie ako sa držať plánu.
4. Zmapujte vlastný tok hodnoty v spolupráci so svojimi zákazníkmi vo vnútri organizácie aj mimo. Prehodnoťte, čo sa dá robiť ešte jednoduchšie? Ktoré kroky takéhoto komplexného procesu akou je napr. organizačná zmena sú naozaj tie nevyhnutné? Kde sa pridáva hodnota a kde je HR len „posúvačom“ informácií? Kde je veľa čakania a aká je rozpracovanosť úloh? To sú otázky, ktoré si môžete klásť a začať merať, zmapovať.
5. Získajte potrebné znalosti a chápanie agilných princípov. Osvojte si terminológiu, vzdelávajte sa v tejto oblasti, buďte školiteľom pre ostatných v organizácii. Nedávno som písala o situácii, kde som našla inzerát na scrum mastra a v popise práce nebola ani jedna zodpovednosť, čo by skutočne scrum master mal robiť a boli tam skôr zodpovednosti projektového manažéra. Prečo sa takéto nedorozumenia stávajú? Myslím si, že minimálne základné školenie agilných a scrum prístupov by nebolo na škodu a tým by HR dokázal hrať významnejšiu rolu pri agilnej transformácii organizácie.
HR musí mať vlastnú skúsenosť byť viac agilné, adaptovať niektoré agilné techniky a nástroje, nazbierať vlastnú skúsenosť. Až potom bude mať dostatočné pochopenie pre prekážky agilnej transformácie v širšom kontexte organizácie a lepšie slúžiť biznisu.
Ak ste sa dostali až sem, tak by Vás mohlo zaujímať:
1. Agilné HR bude témou workshopu 10. septembra 2020, kde sa pozrieme na výzvy HR v súvislosti s Agilnou transformáciou organizácií.
2. Chcete zistiť nakoľko ste agilné? Diagnostika agility skúma najdôležitejšie aspekty z pohľadu zamestnancov a odhalí medzery agility.
3. Základy Agile a Scrum – 2 dňové školenie pre začiatočníkov dá dobrý prehľad o základných pojmoch, nástrojoch a budete mať možnosť si vyskúšať agilný vývoj v praxi.