Zlepšovanie procesov v školskej jedálni

Prípadová štúdia


Pomáhame prevádzkam, za intenzívneho zapojenia ich zamestnancov, nájsť príležitosti v procese, eliminovať plytvanie, definovať štandardy práce, znížiť frustráciu v kolektíve a naštartovať zlepšovanie prostredia a práce.

Takto to bolo aj v prípade školskej jedálne, kde na pomoc si nás zavolal majiteľ.

Celú prípadovú štúdiu si môžete stiahnuť aj tu: Prípadová štúdia Jedáleň

O prevádzke:

V dvoch prevádzkach varí tím zhruba 30 zamestnancov denne 3000 obedov pre vyše 15 rôznych zariadení - základné školy, domovy dôchodcov aj škôlky. Prevádzkujú aj školské bufety, pre ktoré pripravujú obložené žemle a bagety,  do škôlok dodávajú okrem obedov aj desiaty a olovranty. Taktiež zabezpečujú rozvoz do jednotlivých zariadení a výdaj jedla.

Na začiatku spolupráce sme definovali východiskový stav a zámer s majiteľom.

Východiskový stav:

  • Nejasné kto „velí“, nejasné zodpovednosti
  • Opakujúce sa chyby, nedodržanie štandardov
  • Nízka súčinnosť a vysoká frustrácia
  • Časté absencie zamestnancov a z toho vyplývajúci stres

Vytýčili sme si nasledujúce ciele:

  1. Zjednodušiť procesy a štandardizovať postupy
  2. Zabezpečiť hladší chod prevádzok a
  3. Zvýšiť samostatnosť zamestnancov a zodpovednosť za výsledky

Pre dosiahnutie týchto cieľov sme stanovili tieto výstupy:

  • Popísať a analyzovať kľúčové procesy
  • Zhodnotiť procesy z hľadiska ich efektivity, fungovania, účelnosti
  • Identifikovať slabé miesta organizácie práce
  • Navrhnúť konkrétne opatrenia na optimalizáciu procesov
  • Štandardizovať pracoviská a vizualizácia na pracovisku.

Náš postup:

Spoluprácu s jedálňou sme začali workshopom za účasti kľúčových zamestnancov. Pozbierali sme podnety a zisťovali sme, kde vidia oni najpálčivejšie výzvy. Podarilo sa nám zhodnúť sa na niekoľkých malých zmenách okamžite, napríklad kedy a ako robiť prestávky, či ako zlepšiť rannú organizáciu úloh cez mini-poradu za účasti všetkých zamestnancov prevádzky.

Vybrali sme sa aj do terénu a navštívili sme pracovisku za plnej prevádzky. Na Gembe sme pozbierali ďalšie podnety, identifikovali sme plytvania ako napr. zbytočný pohyb, nebezpečné situácie, chýbajúce vybavenie na uľahčenie práce, nevyužití zamestnanci a pod. Naše návrhy na zlepšenie sme spracovali do podrobného reportu s vyše štyridsiatimi návrhmi zmien.

Zbierali sme ďalšie dáta o chode prevádzky a vykonali sme aj individuálne interview s niektorými zamestnancami. Na základe toho sme napríklad navrhli nahradiť manuálne kalkulácie a naplno využívať softvér na normovanie a výpočet spotreby surovín, čo nielen urýchli začatie varenia každý deň, ale zvýši aj presnosť, zastupiteľnosť, zamedzí sa chybám a ušetria sa aj náklady na suroviny. Celkovo sa tým zlepší skladové hospodárstvo.

S celým tímom zamestnancov sme spravili 5S workshop, kde sme identifikovali, čo ako im slúži, ako často predmety používajú, kde je najlepšie ich umiestniť, odstránili sme veci, ktoré tam nepatria a dohodli sa aj na väčších potrebných zmenách pre lepší poriadok a prehľadnosť.

Aktualizoval sa aj sanitačný poriadok a zaviedol sa systém kontrol.

Objavil sa aj rad personálnych výziev, ktoré sme riešili cez individuálny mentoring vedúcich zamestnancov.

Kľúčové finálne výstupy:

  • Zoznam príležitostí a plytvania s návrhmi riešení
  • Procesné diagramy činností
  • Organizačná mapa a aktualizácia matice zodpovedností
  • Aktualizácia sanitačného programu a postupov
  • Návrh na automatizáciu kalkulácií z výpočtov cez softvér
  • Návrh na štandardizáciu a vizualizáciu pracoviska
  • Návrh riešení v personálnom riadení
  • Zavedenie pravidelných porád na úrovni riadiacich pracovníkov, aj na úrovni operatívneho riadenia

Celkovo sme naštartovali proces neustáleho zlepšovania a dosiahli prínosy v rôznych oblastiach:

  • Zníženie nákladov
  • Zvýšenie pracovnej morálky
  • Zvýšenie angažovanosti a spokojnosti zamestnancov
  • Zníženie chybovosti
  • Zvýšenia zhody s legislatívnymi požiadavkami
  • Vyššia kvalita a spoľahlivosť výstupov
  • Jasnejšia komunikácia 

Niektoré malé úspechy sú už viditeľné teraz po 2 mesiacov, niektoré budú trvať dlhšie. Procesná analýza bola len štartom, zlepšovanie je nikdy sa nekončiaci proces. Verím, že sa nám podarilo odovzdať túto filozofiu klientovi a so svojím tímom v tom bude pokračovať.


Prečítajte si:

Prípadová štúdia Jedáleň



 

1png

4png