Zlepšovanie procesov v školskej jedálni
Prípadová štúdia
Pomáhame prevádzkam, za intenzívneho zapojenia ich zamestnancov, nájsť príležitosti v procese, eliminovať plytvanie, definovať štandardy práce, znížiť frustráciu v kolektíve a naštartovať zlepšovanie prostredia a práce.
Takto to bolo aj v prípade školskej jedálne, kde na pomoc si nás zavolal majiteľ.
Celú prípadovú štúdiu si môžete stiahnuť aj tu: Prípadová štúdia Jedáleň
O prevádzke:
V dvoch prevádzkach varí tím zhruba 30 zamestnancov denne 3000 obedov pre vyše 15 rôznych zariadení - základné školy, domovy dôchodcov aj škôlky. Prevádzkujú aj školské bufety, pre ktoré pripravujú obložené žemle a bagety, do škôlok dodávajú okrem obedov aj desiaty a olovranty. Taktiež zabezpečujú rozvoz do jednotlivých zariadení a výdaj jedla.
Na začiatku spolupráce sme definovali východiskový stav a zámer s majiteľom.
Východiskový stav:
- Nejasné kto „velí“, nejasné zodpovednosti
- Opakujúce sa chyby, nedodržanie štandardov
- Nízka súčinnosť a vysoká frustrácia
- Časté absencie zamestnancov a z toho vyplývajúci stres
Vytýčili sme si nasledujúce ciele:
- Zjednodušiť procesy a štandardizovať postupy
- Zabezpečiť hladší chod prevádzok a
- Zvýšiť samostatnosť zamestnancov a zodpovednosť za výsledky
Pre dosiahnutie týchto cieľov sme stanovili tieto výstupy:
- Popísať a analyzovať kľúčové procesy
- Zhodnotiť procesy z hľadiska ich efektivity, fungovania, účelnosti
- Identifikovať slabé miesta organizácie práce
- Navrhnúť konkrétne opatrenia na optimalizáciu procesov
- Štandardizovať pracoviská a vizualizácia na pracovisku.
Náš postup:
Spoluprácu s jedálňou sme začali workshopom za účasti kľúčových zamestnancov. Pozbierali sme podnety a zisťovali sme, kde vidia oni najpálčivejšie výzvy. Podarilo sa nám zhodnúť sa na niekoľkých malých zmenách okamžite, napríklad kedy a ako robiť prestávky, či ako zlepšiť rannú organizáciu úloh cez mini-poradu za účasti všetkých zamestnancov prevádzky.
Vybrali sme sa aj do terénu a navštívili sme pracovisku za plnej prevádzky. Na Gembe sme pozbierali ďalšie podnety, identifikovali sme plytvania ako napr. zbytočný pohyb, nebezpečné situácie, chýbajúce vybavenie na uľahčenie práce, nevyužití zamestnanci a pod. Naše návrhy na zlepšenie sme spracovali do podrobného reportu s vyše štyridsiatimi návrhmi zmien.
Zbierali sme ďalšie dáta o chode prevádzky a vykonali sme aj individuálne interview s niektorými zamestnancami. Na základe toho sme napríklad navrhli nahradiť manuálne kalkulácie a naplno využívať softvér na normovanie a výpočet spotreby surovín, čo nielen urýchli začatie varenia každý deň, ale zvýši aj presnosť, zastupiteľnosť, zamedzí sa chybám a ušetria sa aj náklady na suroviny. Celkovo sa tým zlepší skladové hospodárstvo.
S celým tímom zamestnancov sme spravili 5S workshop, kde sme identifikovali, čo ako im slúži, ako často predmety používajú, kde je najlepšie ich umiestniť, odstránili sme veci, ktoré tam nepatria a dohodli sa aj na väčších potrebných zmenách pre lepší poriadok a prehľadnosť.
Aktualizoval sa aj sanitačný poriadok a zaviedol sa systém kontrol.
Objavil sa aj rad personálnych výziev, ktoré sme riešili cez individuálny mentoring vedúcich zamestnancov.
Kľúčové finálne výstupy:
- Zoznam príležitostí a plytvania s návrhmi riešení
- Procesné diagramy činností
- Organizačná mapa a aktualizácia matice zodpovedností
- Aktualizácia sanitačného programu a postupov
- Návrh na automatizáciu kalkulácií z výpočtov cez softvér
- Návrh na štandardizáciu a vizualizáciu pracoviska
- Návrh riešení v personálnom riadení
- Zavedenie pravidelných porád na úrovni riadiacich pracovníkov, aj na úrovni operatívneho riadenia
Celkovo sme naštartovali proces neustáleho zlepšovania a dosiahli prínosy v rôznych oblastiach:
- Zníženie nákladov
- Zvýšenie pracovnej morálky
- Zvýšenie angažovanosti a spokojnosti zamestnancov
- Zníženie chybovosti
- Zvýšenia zhody s legislatívnymi požiadavkami
- Vyššia kvalita a spoľahlivosť výstupov
- Jasnejšia komunikácia
Niektoré malé úspechy sú už viditeľné teraz po 2 mesiacov, niektoré budú trvať dlhšie. Procesná analýza bola len štartom, zlepšovanie je nikdy sa nekončiaci proces. Verím, že sa nám podarilo odovzdať túto filozofiu klientovi a so svojím tímom v tom bude pokračovať.
Prečítajte si:
Prípadová štúdia Jedáleň
