Ako retrospektívam dodať šťavu - Spolupráca s KinIT

O KInIT

Kempelenov inštitút inteligentných technológií (KInIT) je nezávislý a neziskový inštitút, ktorý sa zaoberá výskumom inteligentných technológií. Združuje a vychováva expertov pokrývajúc umelú inteligenciu a viaceré oblasti informatiky aj v prepojení na ďalšie disciplíny. Experti pracujú na tímových projektoch a výzvach programu Horizon Európa.

Potreba a požiadavka

Tímy koncept retrospektívy už mali zavedené. Chceli sa zlepšiť a zvýšiť interné kompetencie ako robiť retrospektívu. Ako moderovať stretnutia tímu, kde na konci projektu po podaní výzvy zbierajú spätnú väzbu od zapojených, hľadajú nové prístupy ako pracovať efektívnejšie a zlepšiť spoluprácu a komunikáciu. Taktiež bola potreba kapacitne posilniť niektoré tímy o rolu moderátora retrospektívy a iných tímových stretnutí.

Výsledok spolupráce

Na úvod som mala niekoľko osobných stretnutí s kľúčovými zamestnancami a vedúcimi tímov. Zúčastnila som sa niekoľkých retrospektív. Zisťovala som východiskovú situáciu, ako prebiehajú retrospektívy a ako ich robiť ešte lepšie.

Bola som prekvapená, ako poctivo sa vedie dokumentácia zo stretnutí tímov a je vypracovaná metodika k retrospektívam, ktorá má pomáhať štandardizovať kvalitu a výstupy. Tímy mali na vysokej úrovni dokumentáciu a v mojej praxe som sa s tým ešte nestretla, že by nejaký tím takto podrobne robil zápisy zo stretnutí a zber vstupov od členov tímov. V tomto smere KInIT môže ísť príkladom aj mnohým biznis organizáciám. Po úvodnej diagnostike som zhodnotila, že všetko robia „podľa pravidiel“ retrospektívy a nemám tomu čo vytknúť po formálnej stránke.

Preto sme sa zhodli, že sa sústredíme na iné možnosti a situácie ako retrospektívu oživiť, zvýšiť angažovanosť ľudí a riešiť reálne a hlbšie problémy v tímoch.

Zadefinovali sme tieto príležitosti na rozvoj:

●       Sme príliš opatrní na retro pomenovať problémy? – otázka hodnôt a noriem

●       Ako viesť retro, aby malo „šťavu“ – ako sa skutočne zlepšovať?

●       Ako viem moderovať okrem štandardného „čo fungovalo a čo treba zlepšiť“ alebo start/stop/continue?

●       Kto má moderovať? Ako angažovať všetkých?

●       Celkový rozvoj tímu z dlhodobej perspektívy – zvýšenie samo-organizovanosti a autonómie

Počas série workshopov sme sa zamerali na kreatívnu sadu ďalších nástrojov a variácií ako retrospektívu moderovať. Prebrali sme spolu najčastejšie anti-vzory na retrospektívu a zostavili sme ďalšie scenáre ako v role moderátora urobiť retrospektívu skutočným nástrojom učenia sa a zmeny.

Od februára 2022 do júna sme spolu absolvovali 3 workshopy a niekoľko individuálnych a tímových stretnutí na tému retrospektíva a spätná väzba. Tím vyskúšal okolo 15 ďalších techník ako moderovať tímové stretnutia, nielen retrospektívu. 

Ak chcete zlepšiť svoje retrospektívy a rozšíriť sadu svojich nástrojov ako moderovať retrospektívu - prihláste sa na celodenný workshop Moderovanie Retrospektívy.

Interview s Máriou Bielíkovou

Mária Bielíková je zakladateľkou a CEO KinIT-u. Porozprávali sme sa, čo retrospektíva znamená pre jej tím.

Aký význam vo vašom fungovaní zohrávajú retrospektívy?

Retrospektívy majú pre prácu výskumníkov a inžinierov v KInITe zásadný význam. Umožňujú priebežne obzretie sa za tým čo sa deje, ako nám veci idú, čo nám nejde, čo chceme zlepšovať a ďalej v tom pokračovať. Tým, že máme retrospektívy zavedené na všetkých úrovniach inštitútu, pozorujem, že ich techniky často používame prirodzene v rôznych situáciách, napríklad aj pri plánovaní a priorizácii nápadov.

V čom a prečo sa chcete zlepšiť v tejto súvislosti? (Alebo kde vidíte príležitosti na rozvoj ľudí)

Bolo by skvelé, keby retrospektívy vedel dobre viesť každý v KInITe a keby sa darilo ich robiť aj „efektívne“. Myslím tým najmä to, aby sme s nimi trávili práve toľko času koľko treba, nie menej, nie viac a boli plnou súčasťou každého projektu aj u jednotlivcov.

Učiaca sa organizácia, čo to pre vás znamená?

Učenie je základom všetkého, učíme sa celý život, aj keď si to často ani neuvedomujeme. Pre mňa učiaca sa organizácia je taká, kde na všetkých úrovniach od jednotlivcov cez tímy sa neustále učíme a zdieľame znalosti a skúsenosti. Je to o tom, že sa snažíme explicitne si uvedomovať, kedy sme vo fáze učenia a nebojíme sa experimentovania a preskúmavania nejasného priestoru, ktoré môže zlyhať a kedy sme vo fáze výkonu, keď sa snažíme zužitkovať to naučené. Tieto fázy sa neustále striedajú a keď sa to robí s nadšením, tak vznikajú úžasné veci.

Bez pokusov a omylov sa učiť nedá, takže tolerantnosť k neúspechom v spojení s vyžadovaním kompetentnosti je pre učiacu sa organizáciu podľa mňa úplne zásadná. “Omyly” v mnohých prípadoch prinášajú nové poznatky a posúvajú nás vpred.

Aké nástroje na riadenie práce tímu používate? Čo sa vám osvedčilo?

Mojim najviac používaným nástrojom je Paretovo pravidlo alebo 80-20. Vždy je dôležité čo sa deje a ako vníma veci väčšina, t.j. 80% a zároveň, čo sú špecifiká tých 20%. Je to aj o akceptácii ľudí akých sú. Pri riešení problémov a riadení sa mi veľmi osvedčilo pozerať na výsledok a vplyv z pohľadu 80-20.

Ak by som mala povedať ešte jeden nástroj, viac technický, tak  to sú zdieľané dokumenty. Podarila sa nám v KInITe vytvoriť skvelú kultúra zdieľania. Takáto kultúra vyžaduje aj vysokú úroveň dôvery. Zdieľame spoločné nápady tak ako vznikajú v dokumentoch, čím nielen prichádzame k lepším výsledkom a fungujeme efektívnejšie, ale sa aj lepšie spoznávame.

Čo ste sa vy konkrétne naučili počas tejto spolupráce?

Ako veľmi je dôležité stále sa pýtať otázky, aj keď sa zdá, že nám je všetko jasné. Externý pohľad veľmi pomohol k tomu, že viacerí z KInITu sú si teraz istejší v tom ako manažujú seba a aj svoje tímy. KInIT je špecifická organizácia v tom, že veľký dôraz je na každom jednotlivcovi, náš produkt sú skvelé mozgy našich výskumníkov a inžinierov, ktoré podporuje náš úžasný operations tím. Aby tento orchester hral, musí sa každý rozvíjať a učiť...


Pozrite si tiež:

Moderovanie Retrsopektívy - Workshop

Workshop_kanoepngTemy_retrojpgSamoorganizaciapngSpatna_vazbajpg